Wypróbuj za darmo

KSeF

KSeF bez ręcznej pracy

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system Ministerstwa Finansów, przez który polskie firmy wystawiają i odbierają faktury. Sona łączy się z KSeF w imieniu twojej firmy: wysyła do niego twoje faktury i sama pobiera z niego faktury kosztowe.

Aktualizacja:

Co to jest KSeF

KSeF to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur. Faktura wysłana do KSeF dostaje numer KSeF, a jej przyjęcie potwierdza UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Od tej chwili kontrahent może ją pobrać z KSeF, a w Sonie możesz mu ją też wysłać mailem jako PDF.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy

  • 1 lutego 2026 r.: wszystkie firmy muszą odbierać faktury przez KSeF, a wystawiać w nim firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (z VAT).
  • 1 kwietnia 2026 r.: wystawianie w KSeF obowiązuje pozostałe firmy.
  • Do 31 grudnia 2026 r. możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, papierowe albo elektroniczne, jeśli suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekracza 10 000 zł w miesiącu.
  • 1 stycznia 2027 r.: do tego dnia odroczono kary za błędy w KSeF.

Terminy podajemy za serwisem KSeF Ministerstwa Finansów. Tam też sprawdzisz, czy coś się zmieniło.

Co Sona robi z KSeF

  • Wysyła twoje faktury. Fakturę VAT albo korektę wysyłasz do KSeF jednym przyciskiem. Sona zapisuje jej numer KSeF i UPO, które możesz pobrać. Proformy do KSeF nie trafiają.
  • Wystawia faktury cykliczne. Z wgranej umowy, zamówienia albo oferty Sona układa harmonogram. Gdy go zatwierdzisz, kolejne faktury same trafiają do KSeF, mailem do klienta albo w oba miejsca.
  • Pobiera faktury kosztowe. Domyślnie co 15 minut, a przy pierwszym połączeniu także faktury z poprzednich lat. Jeśli ta sama faktura przyjdzie też mailem, Sona policzy ją tylko raz.
  • Łączy je z płatnościami. Gdy przelew wpłynie albo wyjdzie z twojego konta, Sona szuka do niego faktury. Pewne dopasowanie łączy sama, a gdy nie jest pewna, pokazuje propozycję do zatwierdzenia.

Więcej o fakturach sprzedażowych przeczytasz na stronie Sprzedaż, a o kosztach na stronie Koszty.

Jak połączyć firmę z KSeF

W Sonie otwórz ustawienia KSeF i wybierz jeden z dwóch sposobów. Profil Zaufany: podpisujesz jeden plik na gov.pl, co zajmuje kilka minut. Token KSeF: generujesz go w Aplikacji Podatnika KSeF i wklejasz w Sonie. Dane dostępowe do KSeF szyfrujemy kluczem AES-256, a połączenie możesz w każdej chwili odłączyć.

Za co odpowiadasz ty

Faktura wysłana do KSeF wywołuje skutki prawne, więc przed wysyłką sprawdzasz jej treść. Sona przygotowuje faktury i pilnuje terminów, ale nie świadczy usług księgowych ani doradztwa podatkowego. W sprawach rozliczeń decyduje twój księgowy.

Najczęstsze pytania

  • Firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (z VAT), od 1 lutego 2026 r., a pozostałe od 1 kwietnia 2026 r. Do 31 grudnia 2026 r. możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekracza 10 000 zł w miesiącu.

  • Tak, od 1 lutego 2026 r. Część faktur może jeszcze przyjść inną drogą, np. od zagranicznych dostawców albo od firm, które do końca 2026 r. wystawiają małe kwoty poza KSeF. Sona pobiera faktury z KSeF za ciebie, domyślnie co 15 minut, a te z maila zbiera ze skrzynki.

  • W ustawieniach KSeF wybierasz Profil Zaufany albo token KSeF. Z Profilem Zaufanym podpisujesz jeden plik na gov.pl, a token generujesz w Aplikacji Podatnika KSeF i wklejasz w Sonie.

  • Nie. Fakturę wysyłasz do KSeF przyciskiem, po jej sprawdzeniu. Automatycznie trafiają tam tylko faktury z cyklu, którego harmonogram sam zatwierdzisz.

  • Nie. Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, więc do KSeF nie trafia. W Sonie wystawisz ją i wyślesz klientowi mailem jako PDF.

  • Numer KSeF nadaje fakturze system Ministerstwa Finansów, gdy ją przyjmie. UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru, potwierdza datę przyjęcia. Sona zapisuje oba przy fakturze, a UPO możesz pobrać.

  • Nie. Tokeny wygenerowane w KSeF 1.0 nie działają w KSeF 2.0. Nowy token wygenerujesz w Aplikacji Podatnika KSeF, a Ministerstwo Finansów zostawiło tę metodę logowania bezterminowo.