Polityka Prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 02.08.2026

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe, gdy korzystasz ze strony usesona.pl (w tym zapisujesz się do otrzymywania informacji o produkcie) oraz z aplikacji Sona dostępnej pod adresem app.usesona.pl (dalej: „Aplikacja”).

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Łukasz Osiński-Celeban, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą Łukasz Osiński-Celeban, NIP: 9512551788, z siedzibą pod adresem ul. Krzysztofa Kieślowskiego 3b/8, 02-962 Warszawa, Polska (dalej: „Sona”, „my”).

We wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych osobowych możesz się z nami skontaktować mailowo: hello@usesona.pl.

2. Jakie dane zbieramy

a) Strona usesona.pl (newsletter)

Zbieramy Twój adres e-mail, który podajesz dobrowolnie w formularzu zapisu na stronie usesona.pl.

b) Aplikacja Sona

Jeżeli korzystasz z Aplikacji, przetwarzamy następujące kategorie danych:

• Dane konta — imię i nazwisko, adres e-mail, dane logowania (w tym identyfikator konta Google, jeśli logujesz się przez Google).
• Dane Twojej firmy — nazwa, NIP, REGON, adres siedziby, numer rachunku bankowego i inne dane potrzebne do wystawiania faktur.
• Dane rozliczeniowe — treść wystawianych i odbieranych faktur, dane kontrahentów (nazwa, NIP, adres, dane kontaktowe), faktury kosztowe i paragony (w tym przesyłane jako zdjęcia lub PDF) oraz ich metadane.
• Dane bankowe — jeżeli dobrowolnie połączysz rachunek bankowy, pobieramy — wyłącznie do odczytu — listę rachunków, salda oraz historię transakcji. Dostęp odbywa się za Twoją wyraźną zgodą, w oparciu o usługę dostępu do informacji o rachunku (AIS) świadczoną przez licencjonowanego dostawcę (patrz pkt 6). Nie przechowujemy Twoich danych logowania do banku i nie inicjujemy żadnych płatności.
• Dane z KSeF — jeżeli połączysz konto z Krajowym Systemem e-Faktur, przetwarzamy faktury wysyłane do KSeF i pobierane z KSeF oraz techniczne dane autoryzacyjne (przechowywane w formie zaszyfrowanej).
• Treść komunikacji z asystentem AI — pytania i polecenia, które kierujesz do asystenta w Aplikacji.
• Dane techniczne — adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, logi zdarzeń i dziennik aktywności (audyt operacji na fakturach i dokumentach) — w celach bezpieczeństwa.

W zakresie danych kontrahentów zawartych w fakturach działamy na Twoje polecenie jako narzędzie do prowadzenia rozliczeń Twojej firmy.

3. Cel i podstawa przetwarzania

Przetwarzamy dane w następujących celach:

• Świadczenie usługi Aplikacji — prowadzenie konta, wystawianie i przechowywanie faktur, obsługa kosztów, integracje z KSeF i bankiem, działanie asystenta AI — na podstawie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Wysyłka powiadomienia o starcie produktu Sona oraz informacji o produkcie, nowościach i aktualizacjach — na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz zgody na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną (art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej).
• Dostęp do danych bankowych (AIS) — na podstawie Twojej wyraźnej zgody, którą możesz w każdej chwili wycofać, rozłączając połączenie z bankiem w Aplikacji.
• Wypełnianie obowiązków prawnych — w szczególności przechowywanie dokumentów rozliczeniowych przez okresy wymagane prawem podatkowym (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Zapewnienie bezpieczeństwa, wykazanie zgodności oraz obrona przed roszczeniami — na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z odpowiednich funkcji: adres e-mail — do otrzymywania wiadomości, dane konta i firmy — do korzystania z Aplikacji, zgoda AIS — do synchronizacji rachunku bankowego. Zgody możesz wycofać w dowolnym momencie (link „wypisz się” w wiadomości, rozłączenie integracji w Aplikacji lub e-mail na hello@usesona.pl). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Adres e-mail (newsletter) — do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu, a po tym czasie wyłącznie przez okres niezbędny do wykazania zgodności z prawem oraz do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Dane konta i dane firmy — przez okres korzystania z Aplikacji, do momentu usunięcia konta.
• Faktury i dokumenty rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku) — także po usunięciu konta, jeżeli wymagają tego przepisy.
• Dane bankowe — do momentu rozłączenia integracji lub usunięcia konta.
• Logi techniczne i dziennik aktywności — do 12 miesięcy.

6. Komu udostępniamy dane

Twoje dane mogą być przetwarzane przez zaufanych dostawców usług, którzy pomagają nam prowadzić działalność, w szczególności:

• Supabase, Inc. — baza danych, uwierzytelnianie i przechowywanie plików Aplikacji (dane przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej, region Frankfurt),
• Vercel Inc. — hosting strony i Aplikacji oraz obsługa techniczna formularza zapisu,
• Enable Banking Oy — licencjonowany dostawca usługi dostępu do informacji o rachunku (AISP) z siedzibą w Finlandii, za pośrednictwem którego — wyłącznie za Twoją wyraźną zgodą — pobieramy dane o Twoich rachunkach i transakcjach z banku,
• OpenAI, L.L.C. — przetwarzanie dokumentów (np. odczyt danych z przesłanych faktur i paragonów), kategoryzacja transakcji oraz obsługa asystenta AI. Dane przekazywane przez API nie są wykorzystywane do trenowania modeli OpenAI,
• Resend (Plus Five Five, Inc.) — wysyłka wiadomości e-mail,
• Upstash, Inc. — infrastruktura ograniczania nadużyć (rate limiting) Aplikacji,
• Google LLC — logowanie kontem Google w Aplikacji oraz Google Workspace / Google Sheets (przechowywanie adresów e-mail zebranych poprzez formularz),
• PostHog — pomiar korzystania ze strony. Bez Twojej zgody PostHog działa w trybie cookieless, bez zapisywania plików cookies, localStorage ani sessionStorage. Po akceptacji może zapisywać identyfikatory analityczne i nagrania sesji w celu ulepszania strony.

Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

Niezależnymi administratorami danych, którym dane są ujawniane na Twoje polecenie w ramach działania Aplikacji, są ponadto: Ministerstwo Finansów (Krajowy System e-Faktur — jeżeli połączysz konto z KSeF i wysyłasz lub pobierasz faktury) oraz Główny Urząd Statystyczny (weryfikacja danych firm w publicznym rejestrze REGON na podstawie NIP).

7. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystamy z usług dostawców z siedzibą w Stanach Zjednoczonych (m.in. Vercel, Google, Resend, OpenAI, Supabase, Upstash), co może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W takim przypadku przekazanie danych odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz programu Data Privacy Framework (o ile dany dostawca do niego przystąpił). Tam, gdzie to możliwe, dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• wycofania zgody w dowolnym momencie.

Aby usunąć konto w Aplikacji wraz z danymi, napisz na hello@usesona.pl. Pamiętaj, że dokumenty rozliczeniowe (np. wystawione faktury) możemy być zobowiązani przechowywać przez okresy wynikające z prawa podatkowego — w takim zakresie żądanie usunięcia realizujemy poprzez ograniczenie przetwarzania.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Aplikacja wykorzystuje mechanizmy AI do odczytu danych z dokumentów, kategoryzacji transakcji i podpowiedzi (np. dopasowań płatności do faktur), jednak wyniki te mają charakter pomocniczy i podlegają Twojej weryfikacji. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

10. Pliki cookies

Do podstawowego pomiaru korzystania ze strony używamy PostHog. Dopóki nie podejmiesz decyzji w banerze cookies, PostHog nie zapisuje danych w cookies, localStorage ani sessionStorage. Jeśli zaakceptujesz analitykę, PostHog może zapisywać identyfikatory analityczne oraz nagrania sesji, aby pomagać nam ulepszać stronę. Jeśli odmówisz, PostHog działa wyłącznie w trybie cookieless. Aplikacja wykorzystuje ponadto pliki cookies niezbędne do jej działania (utrzymanie zalogowanej sesji) — na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ustawienia cookies możesz w każdej chwili zmienić w swojej przeglądarce.

11. Zmiany Polityki Prywatności

Możemy aktualizować niniejszą Politykę Prywatności. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie usesona.pl. O istotnych zmianach poinformujemy Cię drogą mailową.